Proceso y procedimiento

Dentro de un Sistema de gestión de la calidad (SGC), existe una clara diferencia entre lo que se entiende por «proceso» y lo que se identifica como un «procedimiento» y confundir estos dos conceptos puede convertirse en un problema real al diseñar un sistema. Un procedimiento es una forma específica de realizar una actividad , mientras que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas o interactivas que transforman una entrada en una salida.

Comprender los procesos y procedimientos es una parte importante de un sistema de gestión de la calidad (QMS) porque el enfoque basado en procesos es uno de los principios de gestión de la calidad que representan la base de la norma ISO 9001 y porque, al conocer los procesos, podrá comprender mejor en qué consiste. Formas específicas de crear una salida y saber cuándo será necesario contar con un procedimiento de soporte de procesos.

	Procesos	Procedimientos
Definición	Es un conjunto de actividades relacionadas o interactivas que transforman una entrada en una salida.	Es una forma específica de realizar una actividad y transforman recursos en un producto.
	Son gestionados.	Son implementados.
	Pasos a seguir.	Etapas a seguir.

Uno de los problemas que llevan a confundir un proceso con un procedimiento es que, dentro de un Sistema de Calidad, los expertos a menudo usan una jerga que puede no ser bien entendida por todos, ya que es un lenguaje técnico basado en un vocabulario. del sector establecido.
Es un lenguaje común y bien comprendido entre las personas de este sector, pero cuando se utiliza dentro de una organización, es bueno asegurarse de que todos lo hayan entendido bien. En el contexto de una discusión técnica con ISO 9001 como tema, las palabras «proceso» y «procedimiento» son términos técnicos que significan algo específico. Sin embargo, el significado completo de un término técnico no siempre se comprende fácilmente gracias a su definición. A veces, se necesita cierta información básica para comprender completamente una definición específica.

Qué es un proceso:

El proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas, realizadas dentro de la empresa, que crean valor al transformar los recursos (entradas de proceso) en un producto (salida de proceso) destinado a un sujeto dentro o fuera de la empresa (cliente) . El proceso está dirigido a lograr un objetivo corporativo.

Cada proceso está diseñado para cumplir con algunos objetivos que se convierten en la razón del diseño. Un proceso en sí mismo es algo que sucede.

Recuerde que es importante que su sistema de calidad diseñado de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001 sea efectivo y eficiente, y que ningún sistema puede serlo si se basa en procesos innecesarios.
Por lo tanto, si casi todo lo que hace en su organización puede clasificarse como un proceso, recuerde que para que algo se defina como un «proceso» debe tener una entrada, debe basarse en una serie de actividades que lo utilizan y crean una salida.

También agregamos que no todos los procesos deben tener un procedimiento, es decir, una forma específica de realizar una actividad o proceso. Si, por ejemplo, estamos hablando de desarrollo de software, sabemos que cada ingeniero de software codifica de forma diferente a otro y que no existe un procedimiento válido para todos los que pueden describir este proceso. La persona que diseña el software dependerá de sus habilidades y conocimientos para decidir cómo proceder y no en un procedimiento. Por lo tanto, la actividad de diseñar un software es ciertamente un proceso pero no tendrá un procedimiento de soporte.

Qué es un procedimiento:

Un procedimiento son los pasos fijos que se deben seguir para completar una tarea. Sin embargo, solo estas definiciones tienen un valor bastante limitado. Sin embargo, una vez que se proporciona alguna información básica, adquiere un significado más profundo.

Un procedimiento es, en conjunto, una descripción de la transformación que tiene lugar dentro de un proceso y una colección de recetas para poder realizarlo de la mejor manera. El procedimiento describe «la forma correcta de hacer algo».

Técnicamente, por lo tanto, es correcto llamar a un procedimiento de «Propiedad del cliente», es decir, un documento que describe cómo se gestionan los materiales y las propiedades intelectuales que los clientes confían a la organización, pero no sería correcto tener un proceso con este nombre , al igual que los procesos de «Identificación del producto» o «Conservación del producto» (que también son procedimientos que describen metodologías o actividades presentes en los procesos principales) no tienen sentido porque no es una serie de actividades que transforman algo en otra cosa.
Por ejemplo, los procesos fundamentales de una pequeña empresa que produce algo podrían ser:

• Venta
• Compras
• Recepción y control de suministros.
• Producción
• Transporte

Las actividades de gestión de la propiedad del cliente, la identificación del producto y la conservación del producto podrían ser procedimientos aplicables a muchos de estos cinco procesos, pero son, precisamente, procedimientos, no procesos.

Aclaramos:

Tener un proceso que no tiene un procedimiento de soporte es completamente normal en aquellos procesos en los que se confía mucho en el conocimiento y las habilidades de las personas que hacen el trabajo. Cuando un médico realiza una cirugía cerebral, no tiene un procedimiento documentado que seguir porque se basa en gran medida en su propia experiencia y en el conocimiento que ha adquirido y esto es completamente normal.