Se conoce como proceso administrativo al conjunto de etapas que incluyen la planificación, la organización, la dirección y el control de una empresa u organización, con el fin de lograr los objetivos o metas propuestos y lograr ser lo más eficiente posible.
A continuación detallaremos en que consiste el proceso administrativo y cada una de sus etapas.
| Etapas | Definición | Principales tareas |
| Planeación | Consiste en saber de manera anticipada que es lo que se va a hacer, que dirección se seguirá, cuales son las metas u objetivos a alcanzar, y quienes, cuando y como lo harán. | -Planteamiento de propósitos, de estrategias y de políticas. -Establecimiento de cuales serán las acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo. -Predefinición de los objetivos y las metas. -Implantar una estrategia con métodos y técnicas adecuados para llevar a cabo. -Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros. -Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos. -Establecer cuales serán las condiciones de trabajo. |
| Organización | Son el conjunto de reglas que se deberán respetar dentro de la empresa por todos los que trabajan allí. El objetivo principal de esta etapa es la coordinación. | -Selección de cada trabajador para los diferentes puestos y tareas. -Subdividir las tareas en unidades operativas. -Brindar los materiales y los recursos a cada sector. -Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento. -Mantener bien establecidos los requisitos del puesto. -Brindar facilidades personales y otros recursos. -Ajustar la organización en base a los resultados del control. |
| Dirección | En esta etapa se realiza la ejecución de planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar los objetivos de la empresa. | -Motivar al personal. -Ejercer influencia sobre los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo. -Capacitar y desarrollar a los trabajadores. -Satisfacer las distintas necesidades de los empleados. -Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución en base a los resultados del control. -Considerar y respetar las necesidades del trabajador. -Lograr una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales. -Permitir e incentivar a la participación en el proceso de decisiones. -Ejecutar los planes según lo establecido en las fases de planificación y organización. |
| Control | Evaluación del desarrollo general de la empresa u organización, para garantizar si el camino los lleva al logro de los objetivos y metas planteadas. | -Seguimiento, evaluación y análisis de los resultados obtenidos. -Comparar los resultados obtenidos con los objetivos planeados. -Definir e iniciar acciones correctivas para corregir los desvíos. -Establecer medios efectivos para medir la operatividad. -Comunicar y participar a todos los trabajadores con respecto a los medios de medición. -Comunicar información detallada que muestre las variaciones y las comparaciones realizadas. -Sugerir distintas acciones correctivas cuando se consideren necesarias. |
¿Qué es el proceso administrativo?
Un proceso administrativo es un conjunto de actos que siguen determinas reglas, políticas y actividades establecidas en una organización o en un empresa. El objetivo principal es lograr una máxima eficiencia, consistencia y contabilidad tanto de sus recursos humanos como técnicos y materiales.
Este proceso se genera como una interacción de las etapas de planeación, organización, dirección y control, establecidas para lograr la máxima eficiencia en el aprovechamiento de los recursos de la organización. A su vez cada una de estas actividades esta basada en ciertas reglas empresariales que deben respetarse.
Por medio de este proceso las organizaciones podrán lograr sus metas y objetivos para satisfacer sus necesidades tanto lucrativas como sociales. Es muy importante el trabajo de los gerentes y de los administradores y su desempeño se mide de acuerdo al cumplimiento de este proceso administrativo.
El creador de este famoso proceso fue Henri Fayol y de el es que surgen las cuatro etapas que lo componen. Las mismas son: Planificación, organización, dirección y control. El proceso fue creado por Fayol en el año 1916 luego de desempeñarse más de 50 años como gerente de una empresa minera. Es aquí que publica su primer libro llamado “Administration Industrielle et Générale”, traducido al español sería algo parecido a “Administración Industrial y General”. En el, publico su experiencia y su teoría, destacando los diferentes niveles de gerencia, las funciones administrativas y los principios para lograr una correcta administración.
Fayol establece las cuatro etapas que consideraba indispensables para una buena gestión gerencial: planificación, organización, dirección y control
Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo es de vital importancia ya que en el reside la previsión de los hechos futuros y del control correcto de los recursos de la organización en forma ordenada. Para poder aplicar un buen proceso es fundamental que las reglas, políticas y actividades establecidas para cada proceso sean aplicas de forma efectiva y en línea con las metas y objetivos de la empresa u organización, para lograr de este modo una eficiencia del sistema y con ello una rentabilidad y beneficios económico.
Etapas del proceso administrativo
Tal como detallábamos el proceso administrativo se compone de diferentes etapas las cuales son conocidas como P.O.D.C (las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control). Estas etapas son consecuentes y se repiten con cada uno de los objetivos que han sido determinados por la empresa o la organización.
Estas etapas suelen ser clasificadas en dos fases, las cuales son:
–Fase mecánica: incluye a la planificación (¿Qué se debe hacer?) y a la organización (¿Cómo se debe hacer?). Durante esta fase de detalla lo que se hará y se establece la estructura para hacerlo.
–Fase dinámica: Incluye la dirección (¿Cómo se esta haciendo? Y el control (¿Cómo se realizo?). Durante esta fase se verifica y analiza como se manejo el organismo que fue estructurado en la etapa anterior.
A continuación detallaremos cada una de estas etapas del proceso:
1. Planeación
La primera etapa de este proceso es la de planeación. La misma consiste en saber de manera anticipada que es lo que se va a hacer, que dirección se seguirá, cuales son las metas u objetivos a alcanzar, y quienes, cuando y como lo harán.
Dentro del proceso administrativo, la planificación es la herramienta estratégica fundamental para lograr alcanzar las metas propuestas en el desarrollo del proyecto. Es esta fase se organiza la estructura de los distintos órganos y los cargos que compondrán la empresa para lograr dirigir y controlar las actividades de una forma más eficiente. De este modo al adecuar los medios y los recursos que dispongan la empresa o la organización, se podrán alcanzar los objetivos.
Durante esta etapa es fundamental poder distinguir entre objetivos y metas, ya que ambos tienen diferente funcionalidad. Los objetivos harán referencia a las etapas necesarias durante el recorrido para lograr de este modo conseguir las metas que han sido definidas. Por lo tanto, podemos definir a la etapa de planificación es una guía para determinar el momento en el que se encuentra la empresa u organización y hacia donde se quiere llevar la misma.
Algunas de las tareas o pasos de esta etapa son:
-Realizar una investigación interna y del entorno (durante esta tarea se podrán utilizar herramientas como las cinco fuerzas de Porter y el análisis de FODA)
-Planteamiento de propósitos, de estrategias y de políticas.
-Establecimiento de cuales serán las acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
-Predefinición de los objetivos y las metas a lograr durante un determinado tiempo.
-Implantar una estrategia con métodos y técnicas adecuados para llevar a cabo.
-Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
-Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
-Implantar cuales serán las condiciones de trabajo.
-Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para poder cumplir los objetivos.
-Construir un plan general de logros acentuando nuevas formas de desempeñar el trabajo.
-Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
-Modificar los planes basados en el resultado del control.
Quienes estudian el tema, concuerdan en que la planificación incluye las metas organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para lograr alcanzar las metas y la consecución de los planes prioritarios para lograr coordinar todas las actividades.
La función de planeamiento, debe ser ejercida por el órgano administrativo de la empresa u organización y son quienes establecerán los objetivos, metas y métodos que aplicaran.
2. Organización
La segunda etapa del proceso administrativo es la fase de organización. Aquí se constituyen el conjunto de reglas que se deberán respetar dentro de la empresa por todos los que trabajan allí. El objetivo principal de esta etapa es la coordinación.
Una vez concluida la etapa de planeación, lo que sigue es poder distribuir y asignar las distintas actividades a los grupos de trabajo que conforman la organización o empresa, logrando de este modo la utilización correcta de los recursos para armar una relación entre el personal y el trabajo que debe realizar.
La organización es poder utilizar el trabajo en pos de lograr las metas establecidas, incluyendo las taras a realizar, organizar quien las hará, donde se tomaran las decisiones, entre otras. Con la organización se logra conocer que debe hacerse para alcanzar la finalidad planeada, coordinando las actividades y asignando los recursos necesarios. El objetivo principal de esta etapa es detallar el fin asignado para cada actividad para lograr que se cumpla con el mínimo gasto posible y con la máxima satisfacción.
Alguna de las actividades más importantes de esta etapa son:
-Realizar una selección detallada de cada trabajador para los diferentes puestos y tareas establecidos.
-Subdividir las tareas en unidades operativas.
-Elegir una potestad administrativa para cada uno de los sectores.
-Brindar los materiales y los recursos a cada sector.
-Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
-Mantener bien establecidos los requisitos del puesto.
-Brindar facilidades personales y otros recursos.
-Ajustar la organización en base a los resultados del control.
A la hora de organizar el sistema productivo hay que saber que este mismo puede dividirse en dos etapas principales. Una primera es la que se realiza al crear una empresa o bien al expandir un negocio, en donde hay que dividir el trabajo. De este modo los responsables de recursos humanos deberán delimitar las actividades y dividir al personal en base a su especialización y organizar la compañía con jerarquías y departamentos.
La segunda etapa, ocurre luego de la división del trabajo, y es la coordinación. Aquí se deberán unificar los esfuerzos para lograr los objetivos y metas de la empresa. Se la conoce como etapa de perfeccionamiento y es muy útil para aumentar la productividad y mejorar las estructuras organizativas.
3. Dirección
La tercera etapa del proceso es la de dirección. Dentro de ella se llevan a cabo la ejecución de planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar los objetivos de la empresa. Durante esta etapa es fundamenta la presencia de un gerente que tenga las capacidad de toma de decisión, de ayudar, de dirigir y colaborar con las distintas áreas de trabajo.
Dentro de las principales tareas que debe ejercer la dirección encontramos:
-Motivar al personal.
-Ejercer influencia sobre los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
-Capacitar y desarrollar a los trabajadores para lograr que utilicen todo su potencial físico e intelectual.
-Satisfacer las distintas necesidades de los empleados por medio del reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
-Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución en base a los resultados del control.
-Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones y objetivos logrados.
-Considerar y respetar las necesidades del trabajador.
-Lograr una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
-Permitir e incentivar a la participación en el proceso de decisiones.
-Ejecutar los planes según lo establecido en las fases de planificación y organización.
-Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
-Dirigir las acciones del equipo de trabajo respetando el plan establecido.
-Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización
-Delegar actividades en otros trabajadores, facilitando los recursos que se necesiten y velando por la efectividad de su uso.
Los gerentes serán los encargados principales de motivar a los equipos de trabajo, de coordinar los mismos y ayudar en lo que cada trabajados necesite. A lo largo del tiempo, las formas de liderazgo han ido evolucionando, en la actualidad se cuenta con liderazgos más empáticos y con más conocimiento humano.
4. Control
La ultima y cuarta etapa es la de control. En ella se realiza una evaluación del desarrollo general de la empresa u organización, para garantizar si el camino los lleva al logro de los objetivos y metas planteadas. Esta tarea deberá realizarse con gran transparencia y profesionalidad.
Esta etapa consiste en controlar y analizar las actividades desarrolladas, para verificar los resultados y analizar si son necesarias modificaciones y correcciones para poder lograr mejor la meta. Aquí se miden los resultados obtenidos y se los compara con los planeados para lograr mejorar cada vez más. Es considerada una etapa focalizada en corregir las posibles desviaciones con relación a los objetivos planteados y establecidos.
Dentro de las principales actividades de esta etapa podemos encontrar:
-Seguimiento, evaluación y análisis de los resultados obtenidos.
-Analizar los resultados obtenidos contra estándares de desempeño.
-Comparar los resultados obtenidos con los objetivos planeados.
-Definir e Iniciar acciones correctivas para corregir desvíos.
-Establecer medios efectivos para medir la operatividad.
-Comunicar y participar a todos los trabajadores con respecto a los medios de medición.
-Comunicar información detallada que muestre las variaciones y las comparaciones realizadas.
-Sugerir distintas acciones correctivas cuando se consideren necesarias.
Tal como mencionamos, esta etapa de control es la ultima del proceso administrativo y tiene como fin principal evaluar y analizar si los objetivos y metas establecidos durante las etapas de planificación han sido adecuadas o bien si es necesario gestionar cambio que logren acercarse más a los resultados establecidos y esperados.
Beneficios del proceso administrativo
Se han analizado y establecido varios beneficios emanados de aplicar el proceso administrativo, y son los siguientes:
-Es una gran guía práctica y metodológica para la administración de empresas.
-Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.
-Establece las bases para estructurar, es decir organizar mejor el trabajo, dividirlo en departamentos y en jerarquías de acuerdo a las necesidades y los recursos de las empresas.
-Permite asentar un sistema de selección de individuos en base a las necesidades de la empresa.
-Facilita el desarrollo de capacidades y de competencias laborales.
-Facilita la dirección, al brindarle estrategia y control a quien la conduce.
-Permite el análisis de problemas para encontrar su solución.
-Da las bases fundamentales para aplicar el método científico necesario para lograr el mejoramiento de la empresa o en tal caso su replanteamiento.
-Es un instrumento muy importante de reorganización de la empresa.